Description du métier
Le/la secrétaire assistant joue un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif d’une entreprise, d’un service ou d’une organisation. Il /elle est en charge de la gestion des tâches administratives et assiste ses supérieurs dans la coordination de leurs activités. Il/Elle assure également l’accueil des visiteurs, le traitement des appels téléphoniques et la gestion des documents.
Missions principales
- Gestion des appels téléphoniques : filtrer les appels, prendre des messages, transférer aux services concernés.
- Accueil des visiteurs : réception des clients, partenaires ou autres personnes, et orientation vers les services ou personnes appropriées.
- Gestion des agendas : organisation des rendez-vous, réunions et déplacements pour les responsables ou équipes.
- Traitement du courrier : réception, tri et distribution du courrier et des e-mails.
- Gestion administrative : traitement des factures, rédaction et mise en forme de documents, archivage des dossiers, suivi des fournitures de bureau.
- Organisation des réunions : préparation des salles, envoi des convocations, prise de notes et rédaction de comptes rendus si nécessaire.
- Gestion des documents : classement, archivage, et mise à jour des informations administratives.
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, logiciels de gestion d’agenda, et outils de communication comme Outlook.
- Excellente communication orale et écrite : savoir rédiger des documents avec clarté et orthographe impeccable.
- Sens de l’organisation : gestion efficace des priorités, des plannings et des tâches.
- Capacité à gérer le stress : savoir gérer plusieurs tâches en même temps, parfois dans des délais courts.
- Discrétion et confidentialité : respect de la confidentialité des informations internes à l’entreprise.
- Capacité d’adaptation : s’adapter à des interlocuteurs variés (collaborateurs, clients, fournisseurs) et à des situations diverses.
- Aisance relationnelle : être capable d’interagir avec des personnes variées de manière courtoise et professionnelle.
- Rigueur : attention aux détails pour éviter les erreurs dans les tâches administratives et la gestion des informations.
- Autonomie : savoir gérer les tâches en toute indépendance, tout en respectant les directives données.
- Polyvalence : être capable de gérer une multitude de tâches différentes dans la même journée.
- Réactivité : savoir répondre rapidement aux demandes ou urgences.
Formations
- Niveau Bac : Bac professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (AGOrA), Bac STMG.
- Bac +2/3 : BTS Support à l’action managériale (SAM), BTS Gestion de la PME, DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA) option gestion et administration, ou Licence professionnelle Assistant de gestion.
Évolution professionnelle
Après quelques années d’expérience, la/le secrétaire assistante peut évoluer vers des postes avec plus de responsabilités, comme assistante de direction, assistante de gestion, ou encore secrétaire de direction. Des formations complémentaires permettent aussi d’accéder à des postes de gestion administrative ou de gestion des ressources humaines.
Salaire
- Débutant : entre 1 700 et 2 000 € brut par mois.
- Expérimenté : entre 2 200 et 2 800 € brut par mois.
- Les salaires peuvent varier en fonction de l’entreprise, du secteur d’activité et de la localisation géographique.
Conditions de travail
La/le secrétaire assistante travaille principalement dans un bureau, avec des horaires réguliers. Le travail peut parfois être intense, notamment en cas de surcharge administrative ou lors de la préparation de réunions importantes. Il/Elle est en contact avec de nombreux interlocuteurs internes et externes à l’entreprise, ce qui rend le travail varié.
Découvrez les missions
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